L’art de la planification

11 minutes

Salut à toi, papillon.

 

Essaie de retenir le nombre 6 874 934.

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Je vais te donner une liste de mots, que tu vas lire, puis après, je te redemanderai le nombre. (Tu peux le cacher pour être sûr de ne pas tricher malgré toi).

Prêt?

Courgette. Ordinateur. Café. Molusque. Philatélie. Fatigue. Enceinte. Camion.

 

As tu remarqué que l’un des mots était mal orthographié?

Combien il y a de mots ?

Y a t’il un point commun entre ces mots ?

Sont ils rangés dans un ordre spécifique ?

Quel est le nombre que je t’avais donné ?

 

Dans le pire des cas, tu ne te souviens plus du nombre. Dans le meilleur, tu as réussi, malgré mes questions, à retenir le nombre. Mais tu as du constater, d’une part la difficulté à le mémoriser convenablement, et d’autre part, la difficulté à traiter les questions posées.

 

En fait, c’est parce que notre mémoire sollicitée dans les deux exercices est la même. C’est notre mémoire à court terme. Pour mémoriser le nombre, si vous faites parti des 99.9% des gens, vous vous l’êtes répété jusqu’à ce que je vous le redemande. Et le problème, c’est que pour réfléchir, on a aussi besoin de cette même mémoire à court terme.

Du coup, c’est plus compliqué.

 

“Ouais, ok, cool. Mais je vois pas bien où tu veux en venir”.

Hé bien ce qui nous intéresse, c’est qu’il se produit exactement le même mécanisme quand vous avez quelque chose à faire bientôt. Toutes les choses qui commencent par “il faut que je me rappelle de…”.

  • Remplir mes impôts avant le 15 mars.
  • Appeler mamie pour son anniversaire.
  • Commander le cadeau de saint valentin.
  • Traiter le dossier Dugarsier, pour la compta.
  • etc etc…

 

Pas de ToDo = Pollution 

Tant que ces actions ne sont pas faites, elles polluent votre cerveau, le rendant moins actif, moins productif pour le reste. D’autant plus si ces actions ne sont pas très claires dans votre tête. Par exemple, si la date butoir n’est pas clairement définie, ou si la tâche présente une difficulté. Dès que votre esprit revient sur cette tâche, vous vous reposez les même questions. “Attends, c’était pour quand déjà ce truc ? Et on est le combien? Ah oui, ok il me reste 2 jours pour le faire, ça va.” Et le lendemain “Attend, on est quel jour là? C’est aujourd’hui? Ah nan ça va.” Générant à chaque fois sa petite (ou très grande) dose de stress.

Faire une ToDo

Pour être sûr de pouvoir redonner un nombre (comme un numéro de téléphone, ou le nombre du début d’article), il est assez naturel de le noter.

Faire pareil avec les choses à faire, c’est le début de la planification. Noter la plupart des choses à faire, c’est d’une part, se libérer le cerveau, pour se concentrer sur ce qu’on doit faire, et d’autre part, être sûr qu’on oubliera pas.

Et d’ailleurs, la plupart des gens ne s’y trompent pas et le font déjà. Une Todo.

Tous ceux qui ont déjà expérimenté peuvent témoigner. Quand on fait une ToDo, on “objective” sa journée/semaine, et on est plus productif.

En plus, le fait de faire une ToDo permet de se mieux se rendre compte de ce qu’on doit faire en premier, du temps que chaque chose peut nous prendre, et des tâches nécessaire à d’autres tâches. Ca évite de commencer la tâche “remplir ses impôts” avant d’avoir fait la tâche “retrouver ses fiches de paie”. Oui, l’exemple est un peu gros. Mais l’idée est là.

Combien de fois vous êtes vous dit “mais si j’avais fait telle chose avant, j’aurais gagné un temps fou !”

 

Plus loin

Et vous pouvez aller encore plus loin ! Avoir une liste “classique” des choses à faire, c’est bien. Savoir quand les faire, c’est encore mieux.

Comme je le disais avant, certaines choses n’ont pas vraiment de date butoir. Par exemple, aller à la piscine avec les enfants. Ou, écrire un article pour mon blog. Ou encore, partir en week-end. Faire du tri dans le garage. Réparer la luge. Repeindre les volets……

Et, tant que vous n’aurez pas fixé de date, vous les remettrez inlassablement sur votre ToDo du lendemain, ou de la semaine d’après. (On connait tous ça n’est ce pas?).

Hé bien, je dis STOP. Quand vous inscrivez une tâche sur votre ToDo, mettez une date avec. Et faites tout ce que vous pouvez pour vous y tenir. Et si vous n’arrivez pas à vous y tenir, mettez une autre date, en refaisant ce que vous pouvez pour la tenir. Si vous êtes obligés de le reporter une nouvelle fois, demandez vous si vous avez vraiment envie/besoin de le faire.

 

Pour planifier correctement, vous devez avoir une idée de votre capacité à faire. La plus réaliste possible. Ca ne sert à rien de planifier autant de choses le même jour où vous avez vos enfants à la maison. On sait tous comment ça va finir. Vous allez faire un tiers de votre ToDo et vous coucher avec le sentiment d’être débordé, de ne jamais avoir le temps pour rien. Non. Planifiez à bon escient. Plus vous êtes réaliste, et plus vous finirez vos journées avec une ToDoZero (c’est à dire, vide). Et plus vous passez de jours à finir vos ToDo, et plus vous aurez le sentiment de bien cadrer votre vie, et plus vous aurez confiance en votre système, en votre capacité à faire, en vous. Et plus vous en ferez.

Si ça fait 3 jours que vous faites les trois quarts de votre ToDo, pourquoi vous vous motiveriez à changer ça le quatrième ?

Si au contraire, cela fait plusieurs jours que vous réussissez à finir, ce petit coup de flemme à 200h30 ce soir, ne sera qu’un détail. Vous vous direz que mince, il ne faut pas casser une telle série. Vous aurez l’envie de finir cette ToDo. Vous appliquerez le théorème des 5 min (oui oui c’est devenu un théorème) et hop, une journée productive de plus.

 

Pensez à diviser vos tâches un maximum. D’une part, c’est plus agréable de faire 5 choses que de n’en faire qu’une. D’autre part, ça vous permet d’attaquer une tâche par plusieurs bouts. Et enfin, ça fait moins montagne à surmonter. Ca vous permet de mettre en lumière ce qui vous manquerait éventuellement pour finir la tâche.

Par exemple, la tâche “organiser les vacances d’été” qui doit commencer à se trouver dans certaines de vos ToDo. (oui oui, on attend tous l’été là).

Elle peut se diviser en pas mal de tâches en fait.

  • Etablir le budget qu’on a.
  • Choisir l’endroit ou on va.
  • Réserver l’hotel, camping, airbnb etc…
  • Louer une voiture.
  • Voir avec Jean-Mi s’il sera dans le coin à ce moment là.
  • Se faire vacciner.
  • etc..
  • etc..

Remarquez que vous n’avez pas besoin de savoir où vous allez pour établir le budget. Vous pouvez donc le faire dès demain.

 

Les plus plus

Vous pouvez fixer des priorités, ou des importances aux tâches de votre ToDo. Il y a les tâches que vous ne pouvez absolument pas reporter, sans quoi vous allez déclencher beaucoup plus de tâches par la suite. Ce sont les tâches importantes et urgente. (exemple des impôts non déclarés avant la date butoir, qui vont vous demander d’effectuer moultes démarches). Il y a les tâches qui sont importantes, mais pas forcément urgentes. Vous pouvez en soi reporter au lendemain ou à plus tard. Et enfin, les tâches bonus. Celle qui, si elle ne sont jamais faite, n’impacteront pas significativement votre vie. Ce sont toutes les autres tâches.

J’aime en mettre une de chaque par jour. Avec évidemment quelques ajustements au cas par cas. C’est un système qui me va bien. Je vous invite à trouver le votre.

 

Il y a pléthore d’applications qui vont vous aider dans la ToDoification de vos tâches.

Je suis en ce moment en train de tester ToDoIst. Une application que je trouve assez bien faite. Elle vous permet de “ranger” vos tâches dans des projets. Par exemple vous pouvez créer un projet pro, un projet perso. Ou encore créer un projet pour certains de vos 12 travaux. Je le trouve assez simple mais efficace. Elle permet bien évidemment de fixer une date mais également une priorité. Vous pouvez aussi partager certaines tâches de votre ToDo avec quelqu’un, au besoin.

 

Dernier paragraphe, après je vous laisse planifier vos vies. On retrouve souvent, dans les livres que je lis, que les tâches de moins de 2 minutes prennent plus de temps en gestion qu’en temps d’exécution, et qu’il faut les faire tout de suite, avant même de les mettre dans votre ToDo. Je ne suis qu’en partie d’accord avec ça. Parce que j’ai remarqué que le fait de prendre ces 2 minutes à faire cette tâche me coupe dans l’élan que j’avais de faire celle d’avant. Donc quand il me vient une idée de quelque chose à faire, hop je le note. Quitte à regrouper ensuite tout ce qui ne prend pas de temps pour tout faire d’un bloc.

 

Merci à vous pour vos lectures et votre soutien ! N’hésitez pas à me laisser un pouce bleu si vous avez aimé et.. ah nan c’est pas ici ça.. Un jour peut être ;).

N’hésitez pas à laisser votre empreinte dans les commentaires, il n’y a pas de réflexion stupides. (Bon en fait, si, il y a bien des réflexions stupides.. quand même. Mais pas les votre, j’en suis sûr ! 🙂 )

Vous connaissez quelqu’un de désorganisé autour de vous? Quelqu’un qui semble toujours débordé par une tonne de trucs à faire ? Envoyez lui l’article !

 

Ps: le nombre du début, vous vous en rappelez ?

 

Raph

Life-onaute assumé. "S'améliorer soi-même pour changer le monde". Oui, rien que ça.

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C'est dur d'être le premier... Mais vas y, ose !

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